建立文档管理意识，实现资源共享与传承

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建立文档管理意识，实现资源共享与传承

                                                               文/余  勇

文档管理是一个团队继承与发展的载体，也是研发人员工作业绩的一个重要的方面和工作内容。每一个研发人员都要将提交研发文档作为一项很重要的工作来完成。每一个研发人员都应该认识到研发文档对个人、对团队的重要性。  

在研发之初，研发文档体现了研发人员的设计思想，整个团队的相关人员都能够通过研发文档了解研发者的思路与策略，进而展开细致的交流和讨论，分析问题的方方面面，尽早指出设计中的不足，提出改进的措施，完成技术评审过程。经过团队评审后的研发方案一定会更加完善、全面，也有利于研发人员对团队的认同，而在接下来的研发过程中也将不会排斥团队相关人员的意见、指导甚至跟进。

在研发的过程中，研发文档可作为研发工作的阶段性总结和研发方案调整评审纪要。研发人员应阶段性地提交研发文档，一方面以便部门领导能够较全面地掌握每项研发工作的进度，包括取得的成绩、存在的问题、以及每个人员的研发思路，合理调配资源；另一方面，相关团队人员也能够通过研发文档，参与讨论、群策群力，使研发人员能够借助团队的力量，将整个研发过程由个人行为转化为团队行为。

在完成研发工作后，研发文档的提交更是一种总结和展望，应完整地反映研发的全部内容与关键技术要点、解决方案。真正将一个人的研发经验和成果能够转化为团队的经验与成果，实现个人与团队的整体提高。此外，研发文档作为技术思想的固化物，也为产品的问题分析、CBB的提炼与组建提供了一种最直接的资源。

在研发文档的提交过程中，应该杜绝以下几种思想：

a:“等我将工作完成了再来进行研发文档的整理。”无数的事实证明，这是一种一厢情愿的想法，甚至是懒人的敷衍。研发工作真正做到完结的时间往往可能较长，而在这个过程中，项目管理者无法获知项目的研发情况，也无法协调相关方面的力量，团队其他人员更是无法提出自己的意见。最为重要甚至对团队致命的危害是会导致研发人员自我封闭，不愿公开自己的方案、思想、取得的经验、获得的教训，甚至将课题看成是自己的事情，捂着、盖着。有问题了，不好意思向别人请教；有了经验和教训也不愿和人分享；至于团队其他人员的跟进，那就更是排斥。一个研发项目下来，就算成功了，提高的也只是独立的个体；而失败了，恶果可能要整个团队来承担，影响整个团队的工作。

b：“让我交文档就是对我不信任，或者占有我的研发成果”。这种思想是极端错误的，甚至是荒谬的。每个研发人员都应该认识到，在工作岗位上取得的任何成果与经验都属于公司、属于团队，完全不是个人的私有财产。必须将提交研发文档、编写经验总结、随时向团队提交研发报告、交流研发经验和教训视为一种最自然不过、最合情合理的事情，将此作为一种研发的本能和团队的日常事务加以固定和维护。提交研发文档完全不是针对独立个人，而是一种制度和规范，任何人都必须遵守。而部门管理者，日常工作的一个基本的内容就是像挖煤一样，督促研发人员将大脑里的知识、思想、研究问题的方法、教训统统尽量一点不遗漏地挖掘出来，将这些转变为研发文档，转变为整个团队的共同财富，转变为整个团队进一步发展的基石。

基本的改进措施应该包括：

1．向每一个研发人员明确所需提交的研发文档。研发文档应该分为两大类，一类是阶段性研发文档，包括设计方案、控制策略及思想、设计选型与变更、阶段性工作报告、软件框图与说明、电气原理图、结构工艺图等；另一类则是时效性研发文档，包括研发中遇到的问题与教训、经验总结、研发感想等。其中前者，应该按照IPD的流程进行定时提交和审阅，不仅针对单个研发人员，更可能是整个研发团队；而后者则主要是依据项目管理者对项目进程的理解，督促某个研发人员提交或研发人员主动提交。

2．设置专门管理研发文档的强力部门以维护流程的运作。事实上，我们公司的确有研发文档提交的流程，但是却缺乏维护这一流程的机制。应该认识到每个研发人员都是有惰性的，而将流程的运行依赖于个人的自觉遵守是不现实的。应该将督促研发人员提交研发文档，作为研发日常管理的一个很重要的内容，实时提醒研发人员。这不仅是文档管理部门的责任，更是研发自身管理部门的责任。

3．形成研发文档评审推广制度。不能单纯为了研发文档的提交而提交，必须强烈关注研发文档的质量。研发文档的最大用处之一就是在于能够实现经验的积累和传承，供人评审与学习。一方面需要被评审，以检查研发文档是否符合规范易于学习、是否正确全面，另一方面应该在相关范围内（或按照一定的级别）公开和推广，使得的大家都能够从中受益。

我们公司的确具有较强的研发力量和有前途的产业方向，目前也的确到了该考虑如何组织有效研发、管理和共享技术资源等战略性问题的时候了。每一个研发人员应该转变观念，特别是研发的管理者应该将主要工作集中于构建合理的研发流程、维护流程运作上来，这要比解决一个独立的技术问题更有贡献、更有挑战性。

我们需要一次新的有效变革，需要IPD的管理理念和方法，我们将全力支持IPD的工作。